Anotador con IA (beta)

El Anotador con IA toma notas detalladas de las reuniones para que puedas centrarte en la conversación. La IA de Notion transcribe tu reunión e identifica los puntos clave y los elementos de acción que puedes compartir con todo tu equipo.

Para usar el Anotador con IA:

• Debes contar con un plan Business o Enterprise.

• Debes usar la aplicación de escritorio de Notion (versión 4.7.0 o superior). Esta función no está disponible actualmente en la aplicación web de Notion.

• Si usas un dispositivo Mac, debes tener macOS 13 o una versión posterior.

• Si usas un dispositivo Windows, asegúrate de tener instalada la versión más reciente del sistema.

Para iniciar Notas de la reunión con IA, escribe /reunión en cualquier página de la aplicación de escritorio. Si estás en un navegador web, se te pedirá que abras la aplicación de escritorio de Notion o que la descargues si aún no lo has hecho.

Registra los temas que tratar o el contexto sobre ellos en la sección de Notas antes de la reunión. Al generar el resumen, la IA tomará en cuenta estas notas.

Para transcribir tu reunión:

1. Selecciona Empezar a transcribir. Al hacerlo, confirmas que todos los participantes han dado su consentimiento para que la reunión se grabe y se transcriba.

2. Una vez que la reunión haya terminado y quieras dejar de transcribir, selecciona Detener. La IA comenzará a generar el resumen de forma automática. Ten en cuenta que, para generar un resumen, necesitará que se haya grabado al menos un minuto de audio.

3. Si quieres reanudar la grabación, haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión → Reanudar transcripción.

El Anotador con IA puede estructurar notas en función del tipo de reunión que tengas, como una llamada de ventas o una reunión diaria. Para cambiar el formato del resumen del Anotador con IA:

1. Haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque.

2. Coloca el cursor sobre Formato y selecciona una de las opciones.

   • Los cambios de formato solo se aplican a grabaciones nuevas o al reanudar la transcripción. Para actualizar un resumen existente con un nuevo formato, haz clic en Reintentar resumen.

Una vez que selecciones el bloque, se te recordará que debes informar sobre el uso del Anotador con IA y obtener el consentimiento de todos los participantes de la reunión antes de continuar.

Para facilitar la solicitud de consentimiento, contarás con varias opciones:

• Texto: haz clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión con IA y coloca el cursor sobre Consentimiento. Edita el mensaje de consentimiento como quieras y, a continuación, cópialo y pégalo en el chat de la aplicación de videoconferencias que estés utilizando.

• Voz: haz clic 🔈 en en la parte inferior del bloque de notas de la reunión con IA antes de comenzar a transcribir. Esto reproducirá tu mensaje de consentimiento a todos los asistentes.

  • Puedes cambiar la voz haciendo clic en el icono deslizante en la parte superior del bloque de notas de la reunión y seleccionando diferentes voces para diferentes idiomas. Notion utilizará automáticamente el idioma de tu reunión para reproducir la voz correspondiente.

• Consúltalo de viva voz: una simple pregunta también funciona. Por ejemplo, puedes preguntar: «¿Os parece bien si transcribo esta reunión usando el Anotador con IA de Notion?».

Es posible que siga apareciendo una ventana emergente en la que se te pide que concedas a Notion acceso a tu pantalla y al audio del sistema incluso después de haberlo hecho. A veces, basta con restablecer los permisos que has dado para librarte de esta molestia.

Cómo solucionarlo

• En la configuración de tu dispositivo, revoca el acceso a la pantalla y al audio del sistema para Notion. A continuación, sal de Notion, reinicia el dispositivo, abre Notion de nuevo y sigue las indicaciones para conceder estos accesos.

• Asegúrate de tener la versión más reciente de la app de escritorio de Notion. Si no es así, actualízala y comprueba si sigues encontrándote con el mismo problema.

Según la versión de tu sistema operativo o de la app de Notion que estés usando, es posible que el Anotador con IA no funcione correctamente y que aparezca un error indicándote que no se ha podido iniciar.

Cómo solucionarlo

• Si usas un dispositivo Mac, asegúrate de que tienes instalado macOS 13 o una versión posterior.

• Si usas un dispositivo Windows, asegúrate de tener instalada la versión más reciente del sistema.

• Comprueba también que estás usando la versión más reciente de la app de escritorio de Notion.

• Vuelve a cargar la página o reinicia la aplicación.

Si el Anotador con IA no aparece en las opciones al usar el comando de barra, es posible que esté desactivado en tu espacio de trabajo.

Cómo solucionarlo

• Si eres propietario del espacio de trabajo, , dirígete a Configuración → IA de Notion y activa el Anotador con IA.

• Si no eres propietario, contacta con una persona con ese rol y pregúntale si puede activar el Anotador con IA en vuestro espacio de trabajo.

Las funciones del Anotador con IA brillan cuando está conectado a Notion Calendar. Crea, organiza y comparte notas con facilidad para que puedas estar presente en las reuniones y coordinar a tu equipo de la mejor manera.

Para conectar el Anotador con IA a Notion Calendar por primera vez:

1. Haz clic en el icono deslizante en la parte superior de un bloque de notas de la reunión con IA → Conectar Notion Calendar.

   • Si no ves esa opción, significa que tu espacio de trabajo ya está conectado a Notion Calendar.

2. En Notion Calendar, haz clic en el icono de tu perfil y dirígete a Configuración. Desde ahí:

   • Elegir dónde guardar las notas de reunión (recomendamos una base de datos de reuniones).

   • Elegir si compartir automáticamente las notas de la reunión con los participantes del evento.

     • Esto solo ocurrirá con los participantes del evento que también estén en tu espacio de trabajo de Notion.

   • Elegir si añadir automáticamente el Anotador con IA a los nuevos eventos que se creen.

Puedes conectar el Anotador con IA a los eventos existentes en Notion Calendar de varias formas:

• Haz clic en el icono deslizante en la parte superior de un bloque de notas de la reunión con IA, coloca el cursor sobre Añadir evento de calendarioy selecciona un evento próximo.

• En la sección Próximos eventos de la página de inicio de Notion, coloca el cursor sobre un evento y selecciona el icono de Anotador con IA. No verás esta opción para los eventos que duran todo el día.

• Selecciona un evento en Notion Calendar, haz clic en el campo Anotador con IA y documentos y añade las notas de la reunión.

A continuación, se presenta información general sobre las leyes y normativas relacionadas con las transcripciones, así como algunas prácticas recomendadas a tener en cuenta al activar el Anotador con IA.

En Estados Unidos, ciertas leyes exigen el consentimiento de al menos uno de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada o conversación. Otras requieren que obtengas el consentimiento de todos los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Fuera de los Estados Unidos, como en la Unión Europea, existen leyes similares que requieren el consentimiento de los participantes antes de grabar o transcribir una llamada.

Además de los requisitos de consentimiento, también puede haber leyes que regulen el uso, la divulgación y protección de las grabaciones o transcripciones de llamadas. Estas leyes pueden variar según la ubicación de los participantes, el sector empresarial y los estándares del sector.

Obtener el consentimiento

Obtención del consentimiento: determinar qué leyes de consentimiento aplican puede resultar complejo cuando los participantes de una reunión se encuentran en diferentes estados o países, o cuando no es posible confirmar la ubicación de al menos uno de ellos. Recomendamos cumplir con las leyes de consentimiento más estrictas y obtener siempre el consentimiento de todos los participantes antes de usar el Anotador con IA para transcribir una reunión.

Otras prácticas recomendadas:

• Explica claramente a los participantes que transcribirás la llamada a través de un proveedor externo (por ejemplo, el Anotador con IA de Notion).

• Registra y documenta el consentimiento obtenido de forma rigurosa.

• Respeta la decisión de cualquier participante que no desee participar en la transcripción.

• Si se incorporan nuevos participantes a la llamada después de iniciada la transcripción, detén la grabación y solicita su consentimiento antes de continuar.

• Informa de forma clara a tus usuarios cómo pretendes utilizar o compartir las grabaciones y transcripciones, así como cualquier información derivada de las mismas.

• Asegúrate de utilizar y compartir las grabaciones y transcripciones únicamente según lo comunicado a los usuarios y conforme a las leyes aplicables.

• Consérvalas únicamente durante el tiempo que sea necesario.

El Anotador con IA ofrece mecanismos para informar sobre el uso de esta función y obtener el consentimiento de los participantes en la reunión (puedes obtener más información sobre ello aquí), pero ten en cuenta que estos son solo algunos ejemplos para darte ideas de cómo hacerlo.

El Anotador con IA activa sus subprocesadores (OpenAI y Anthropic) para grabar la reunión, procesar el archivo de audio en una transcripción y, a continuación, generar información, como un resumen de la reunión, elementos de acción, participantes en la llamada y más. El archivo de audio se elimina de inmediato de Notion una vez completado su procesamiento.

Si eres propietario de un espacio de trabajo y no quieres que la función Anotador con IA esté disponible para los miembros del espacio, puedes desactivarla en cualquier momento en Configuración → IA de Notion y deshabilitando la disponibilidad del espacio de trabajo.

Las copias locales de los audios de reuniones grabadas están disponibles para el usuario que inicia el Anotador con IA (la «grabadora»). Los 10 archivos de audio de la reunión que se han grabado más recientemente se almacenarán en el dispositivo local de la grabadora y estarán disponibles para su descarga. Solo la persona que graba puede descargar un archivo de audio guardado localmente.

Esta función está desactivada de forma predeterminada. Si quieres que el almacenamiento de audio local esté habilitado para los usuarios, puedes activarlo en cualquier momento dirigiéndote a Configuración →  IA de Notion y seleccionando la opción Almacenar audio localmente.

Puedes eliminar una transcripción de dos maneras:

• Directamente en el bloque del Anotador con IA, al hacer clic en el icono deslizante → Eliminar transcripción. Con esta acción también eliminarás el audio almacenado localmente en el dispositivo de la persona que haya grabado la reunión.

• Eliminando la página principal donde se encuentra el bloque del Anotador con IA. Una vez eliminada, la página seguirá la configuración de conservación de datosde tu espacio de trabajo.

Los propietarios de espacios de trabajo del plan Enterprise pueden establecer un programa de eliminación automática para las transcripciones dirigiéndose a Configuración → IA de Notion y fijando un horario para la Eliminación automática de transcripciones. Los resúmenes y las notas permanecerán en los bloques de Anotador con IA de tu espacio de trabajo, pero todas las transcripciones se eliminarán automáticamente siguiendo el programa de eliminación elegido.

Puedes optar por almacenar las grabaciones de audio en el dispositivo local de la persona que graba la reunión. La persona que graba puede eliminar el audio almacenado localmente de su dispositivo local en cualquier momento: para ello, hay que hacer clic en el icono deslizante en el bloque del Anotador con IA, pasar el cursor por encima de Grabaciones de audio y seleccionarEliminar grabaciones. De este modo se eliminarán todas las grabaciones del bloque específico del Anotador con IA.

Si un propietario de un espacio de trabajo del plan Enterprise ha activado tanto la Eliminación automática de transcripciones como la opción de Almacenar audio localmente en su configuración, las grabaciones de audio locales seguirán el programa de eliminación automática seleccionado para las transcripciones. Cuando se elimina una transcripción siguiendo el programa de eliminación automática, también desaparecerán las grabaciones de audio asociadas que estén almacenadas en el dispositivo local de la persona que haya grabado la reunión. Si el propietario de un espacio de trabajo establece que las transcripciones se eliminen inmediatamente después de que se genere el resumen del Anotador con IA, no se almacenará ningún audio localmente en el dispositivo de la persona que haya grabado la reunión.